Setiap provinsi baru perlu merancang kerja sama dengan provinsi induk terutama dalam hal personel dan keuangan.
Setelah semua hal disiapkan, pada 15 Maret 1993 Minister Provinsial dengan persetujuan Dewan Penasihatnya mengirim kembali surat kepada Minister General Pater Flavius Roberto Carraro, untuk secara resmi memohon pendirian tiga provinsi Kapusin di Indonesia.
General menanggapi dengan baik dan mengutus wakilnya Pater Viktrizius Veith untuk mengadakan visitasi khusus dalam rangka persiapan pembentukan provinsi baru.
Penentuan anggota dari masing-masing provinsi baru juga merupakan hal yang sensitif, dan MPDP sangat berhati-hati dalam menentukannya.
Minister provinsial meminta bantuan Kuria General untuk menjelaskan prosedur keanggotaan. Formulir pernyataan keanggotaan harus dikembalikan sebelum 30 September 1993.
Minister provinsial juga memberikan gambaran mengenai cakupan wilayah provinsi masing-masing kepada pihak kuria general. Wilayah Propinsi Pontianak akan meliputi seluruh Kalimantan dan rumah di Jakarta sebagai domus preasentiae. Informasi ini menetapkan batas wilayah ketiga provinsi yang akan didirikan.
Definitor General menyetujui pendirian ketiga provinsi di Indonesia, namun tanggal yang diajukan tidak sesuai dengan jadwal kuria general. Sebagai solusi, dia mengusulkan tanggal 20-28 Februari 1994 untuk acara peresmian.
Dewan Pimpinan Provinsi setuju dengan tanggal 21-22 Februari 1994 sebagai hari proklamasi yuridis pendirian provinsi di Pematangsiantar. Selain itu, provinsi Pontianak akan diresmikan pada 22-25 Februari 1994 dan provinsi Sibolga pada 28 Februari-1 Maret 1994.
Nama pelindung juga telah ditentukan, yaitu Santo Fransiskus dari Assisi untuk provinsi Medan, Santa Maria Ratu Para Malaikat untuk Pontianak, dan Santo Fidelis Sigmaringen untuk Sibolga.
Minister general menyetujui rencana ini dan meminta persiapan yang baik untuk perayaan tersebut.
Tiga provinsi baru di Indonesia, yaitu Medan, Pontianak, dan Sibolga, didirikan setelah mendapat dukungan positif dari SAPCC (South East Asia Pacific Capuchin Conference) dalam rapat pada 13 Februari 1994 bersama definitor general.
Setiap provinsi memiliki pimpinan provinsi yang ditetapkan oleh minister general, serta tugas-tugas yang harus diemban oleh masing-masing anggota dewan pimpinan.
Proses pendirian provinsi dilakukan setelah hasil visitasi kanonik dari vikaris general, dan setelah mendapat persetujuan dari definitor general.
Semua persiapan dan acara perayaan telah dipersiapkan dengan rapi, dan semua pihak terlibat telah menyatakan dukungannya atas pendirian provinsi-provinsi baru ini.